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Die 10 besten Eventmanagement-Softwarelösungen für Hotels im Jahr 2026
Von Jordan Hollander
Zuletzt aktualisiert am 31. März 2026
Jordan Hollander
CEO @ Hotel Tech Report
Jordan is the co-founder of HotelTechReport, the hotel industry's app store where millions of professionals discover tech tools to transform their businesses. He was previously on the Global Partnerships team at Starwood Hotels & Resorts. Prior to his work with SPG, Jordan was Director of Business Development at MWT Hospitality and an equity analyst at Wells Capital Management. Jordan received his MBA from Northwestern’s Kellogg School of Management where he was a Zell Global Entrepreneurship Scholar and a Pritzker Group Venture Fellow.
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Unsere Gutachter bewerten Software unabhängig. Erfahren Sie, wie wir Bleiben Sie transparent, lesen Sie unsere Überprüfungsmethodik und Erzählen Sie uns über Tools, die wir übersehen haben.
Diese Liste basiert auf Recherchen, die wir seit 2017 durchgeführt haben und in denen wir Dutzende von Eventmanagement-Softwarelösungen anhand verifizierter Hotelier-Bewertungen, detaillierter Produktanalysen und unseres firmeneigenen HTScore analysiert haben.
Einführung
Wenn Ihr Hotel von Gruppen- und Veranstaltungsumsätzen abhängig ist, ist Ihre Eventmanagement-Software nicht nur ein Planungsinstrument – sie hat direkten Einfluss darauf, wie schnell Sie Abschlüsse erzielen, wie reibungslos Veranstaltungen ablaufen und wie viel Umsatz Sie tatsächlich generieren.
Die meisten Hotels haben nicht mit der Veranstaltungsplanung selbst zu kämpfen, sondern mit den damit verbundenen Herausforderungen: lange Reaktionszeiten auf Anfragen, unkoordinierte Abläufe zwischen Vertrieb und operativem Geschäft sowie entgangene Einnahmen, die in Tabellenkalkulationen, E-Mails und manuellen Prozessen verborgen bleiben. Eventmanagement-Software schafft hier Abhilfe, indem sie Arbeitsabläufe zentralisiert, die Koordination automatisiert und Ihrem Team eine zentrale Informationsquelle für den gesamten Veranstaltungszyklus bietet.
Aber nicht alle Plattformen sind gleich. Manche Tools helfen Ihnen, den Überblick zu behalten. Die besten Systeme fungieren als operative Infrastruktur – sie verbinden Vertriebskanäle, Catering-Abwicklung und Reporting, sodass Ihr Team schneller arbeiten, Fehler reduzieren und aus jeder Veranstaltung mehr Umsatz generieren kann.
Um Ihnen die Entscheidung zu erleichtern und Ihnen zu helfen, den Überblick über die verschiedenen Anbieter zu behalten, haben wir 813 Hoteliers in 45 Ländern befragt und deren Feedback mit praktischen Produktdemos kombiniert. Bei Hotel Tech Report bewerten wir Plattformen anhand ihrer realen Leistungsfähigkeit – wir achten dabei auf die Tiefe der Arbeitsabläufe, die Integrationsfähigkeit und darauf, für welche Hoteltypen die jeweiligen Systeme geeignet sind.
Dieser Leitfaden soll Ihnen helfen, die wichtigsten Fragen bei der Auswahl einer Plattform zu beantworten:
Wird dadurch die manuelle Koordination zwischen Vertrieb und Produktion tatsächlich reduziert?
Kann es mit der Komplexität unserer Ereignisse umgehen – und nicht nur mit einer vereinfachten Version davon?
Wie viel schneller werden wir auf eingehende Anfragen reagieren und diese in Konversionen umwandeln?
Wird es uns helfen, mehr Einnahmen aus jeder Veranstaltung zu erzielen?
Passt diese Struktur zu unserer aktuellen Teamstruktur – und auch im Hinblick auf unser Wachstum?
Betrachten Sie dies als praktischen Leitfaden – nicht nur, um die Kategorie zu verstehen, sondern um Ihnen zu helfen, schnell die Eventmanagement-Plattform zu identifizieren, die tatsächlich zu Ihrem Betrieb passt, basierend auf realen Hoteldaten und bewährten Kaufmodellen.
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Wie wir Eventmanagement-Software bewerten
Auf dem Papier erfüllen viele Eventmanagement-Softwareplattformen ähnliche Anforderungen, doch in der Praxis können sie sich stark unterscheiden. Der wahre Test liegt im Umgang mit dem täglichen Betrieb – hier zeigen sich oft Ineffizienzen, Workarounds und Umsatzeinbußen. Deshalb ist es so wichtig, die Erfahrungen vergleichbarer Hoteliers mit diesen Systemen im realen Einsatz zu betrachten. Wir vom Hotel Tech Report bewerten Lösungen aus der Perspektive von Hotelbetreibern und kombinieren verifizierte Hotelierbewertungen mit praxisnahen Produktanalysen, um aufzuzeigen, was sich in der Praxis bewährt.
Wie wir die Typen bestimmen
Eventmanagement-Software ist sehr unterschiedlich, aber die Unterschiede, die für Hotelbetreiber am wichtigsten sind, lassen sich in der Regel auf einige wenige Kerndimensionen zurückführen, die sich direkt auf Arbeitsabläufe, Eigentumsverhältnisse und Skalierbarkeit auswirken:
Funktionsumfang: Konzentriert sich die Plattform auf die Durchführung von Veranstaltungen (Planung und operative Abläufe) oder unterstützt sie den gesamten Lebenszyklus von Vertrieb bis Ausführung?
Hauptnutzer/Eigentümer: Vertriebsteams, Catering-/Betriebsteams oder zentrale Umsatz-/Vertriebsteams
Grad der Kundenselbstbedienung: vollständig interne Tools vs. Plattformen, die es Planern ermöglichen, Veranstaltungen direkt zu buchen und zu verwalten
Integrationstiefe: Standalone-Tools vs. eng integrierte Systeme, die mit PMS, CRM und anderer Hoteltechnologie verbunden sind
Diese Faktoren beeinflussen, wie Hotels Anbieter bewerten und letztendlich bestimmen, welche Lösung am besten zum Betrieb passt.
Vergleichsvorschau
Typ | Hauptunterscheidungsmerkmal | Am besten geeignet für | Teambeteiligungs-/Kontrollmodell | Typische Integrationsanforderungen | Abwägungen |
|---|---|---|---|---|---|
Vertriebs- und Cateringsysteme | End-to-End-Event-Lebenszyklusmanagement | Hotels mit Komplettservice, Resorts, große Veranstaltungsorte | Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Catering und operativem Geschäft | Tiefgreifende Integrationen von PMS, CRM und Buchhaltung | Höhere Komplexität, längere Implementierungszeit |
Tools für Veranstaltungsplanung und -durchführung | Ausführungsorientierte Veranstaltungskoordination | Objekte mit hohem Veranstaltungsaufkommen | Betriebs-/Catering-gesteuerte Arbeitsabläufe | Mäßige Integrationen (PMS, POS) | Eingeschränkte Funktionalität der Vertriebspipeline |
Online-Buchungs- und Selbstbedienungsplattformen | Planergesteuerte Buchung und Automatisierung | Kleine Hotels, Tagungsräume, Hotels mit eingeschränktem Service | Unkomplizierte, flexible Planung per Selbstbedienung | Lichtintegrationen oder Standalone | Weniger Kontrolle über komplexe Ereignisse |
Plattformen für Veranstaltungs- und Portfoliomanagement | Mehrere Objekte und zentrale Steuerung | Hotelgruppen, Hotelketten, Veranstaltungsort-Sammlungen | Zentralisierte Vertriebs-/Kommerzteams | Starke CRM- und Multi-Property-Integrationen | Möglicherweise überdimensioniert für einzelne Grundstücke |
Vertriebs- und Cateringsysteme
Diese Plattformen sind darauf ausgelegt, den gesamten Lebenszyklus von Gruppen- und Veranstaltungsgeschäften zu verwalten, von der Leadgenerierung und Angebotserstellung bis hin zur Durchführung und Abrechnung.
Kategorie | Details |
|---|---|
Typischer Käufer | Vertriebsleiter, Catering-Leiter oder kaufmännische Führungskraft |
Eigenschaften der besten Anpassung | Hotels mit umfassendem Serviceangebot, Resorts, Konferenzzentren und große Stadthotels mit signifikanten Gruppen- und Cateringumsätzen |
Stärken | • Einheitliche Sicht auf die gesamte Vertriebs- und Event-Pipeline |
Abwägungen | • Komplexer zu implementieren und zu konfigurieren |
Wenn es nicht passt | • Hotels mit geringem Bedarf an Gruppenbuchungen oder einfachen Tagungen |
Tools für Veranstaltungsplanung und -durchführung
Diese Lösungen konzentrieren sich vor allem auf die Durchführung von Veranstaltungen und unterstützen Teams bei der Organisation von Logistik, Zeitplänen, Ressourcen und der Koordination am Veranstaltungstag.
Kategorie | Details |
|---|---|
Typischer Käufer | Cateringmanager, Bankettteams, Betriebsleiter |
Eigenschaften der besten Anpassung | Hotels und Veranstaltungsorte mit hohem Veranstaltungsaufkommen, insbesondere dort, wo die Komplexität der Abläufe die größte Herausforderung darstellt |
Stärken | • Optimiert die Veranstaltungsvorbereitung, die Personalplanung und die Ressourcenzuweisung |
Abwägungen | • Eingeschränkte Unterstützung für Lead-Management und Vertriebspipelines |
Wenn es nicht passt | • Immobilien, die eine einheitliche Vertriebs- und Betriebsplattform benötigen |
Online-Buchungs- und Selbstbedienungsplattformen
Diese Plattformen ermöglichen es Veranstaltungsplanern, die Verfügbarkeit zu prüfen, Veranstaltungspakete zu konfigurieren und Tagungsräume direkt online zu buchen, oft mit minimalem Personalaufwand.
Kategorie | Details |
|---|---|
Typischer Käufer | Geschäftsführer, Umsatzmanager oder schlanke Vertriebsteams |
Eigenschaften der besten Anpassung | Hotels mit eingeschränktem Serviceangebot, kleinere Unterkünfte und Veranstaltungsorte, die sich an einfache Tagungen oder kleine Events richten. |
Stärken | • Reduziert den manuellen Aufwand durch die Automatisierung von Anfragen und Buchungen |
Abwägungen | • Eingeschränkte Flexibilität bei komplexen, kundenspezifischen Veranstaltungen |
Wenn es nicht passt | • Objekte, die große, aufwändige Veranstaltungen oder Hochzeiten ausrichten |
Plattformen für Veranstaltungs- und Portfoliomanagement
Diese Systeme sind für Umgebungen mit mehreren Objekten konzipiert und bieten eine zentrale Steuerung von Eventverkauf, Verfügbarkeit und Performance an mehreren Veranstaltungsorten.
Kategorie | Details |
|---|---|
Typischer Käufer | Unternehmensweite Vertriebsteams, Vertriebsleiter oder zentrale Umsatzfunktionen |
Eigenschaften der besten Anpassung | Hotelgruppen, Hotelketten und Organisationen, die mehrere Veranstaltungsräume oder Immobilien verwalten |
Stärken | • Zentralisierte Transparenz über alle Eigenschaften und Ereignispipelines hinweg |
Abwägungen | • Erfordert Abstimmung zwischen den verschiedenen Standorten und Teams |
Wenn es nicht passt | • Unabhängige Hotels oder Betreiber von Einzelobjekten |
Wie man den richtigen Typ auswählt
Die richtige Eventmanagement-Software hängt weniger von Funktionslisten ab, sondern vielmehr von den Arbeitsabläufen Ihres Teams. Ermitteln Sie zunächst, wer in Ihrem Unternehmen für den gesamten Event-Lebenszyklus verantwortlich ist, wie komplex Ihre Events sind und ob Ihre Priorität auf Umsatzsteigerung, optimierter Durchführung oder der Skalierung auf mehrere Standorte liegt. Bewerten Sie anschließend, wie viel Kontrolle Sie behalten und wie viel Sie automatisieren möchten und wie eng das System in Ihre bestehende IT-Infrastruktur integriert werden muss. Die beste Wahl ist diejenige, die Ihren betrieblichen Gegebenheiten entspricht, nicht nur Ihren Wunschvorstellungen.
Eventmanagement-Software bildet das operative Rückgrat für die Verwaltung von Gruppenbuchungen und Veranstaltungen und verbindet Vertrieb, Planung und Durchführung in einem einzigen System. Diese Plattformen unterstützen Hotelteams bei der Koordination komplexer Events, optimieren die abteilungsübergreifende Kommunikation und stellen sicher, dass vom ersten Kontakt bis zur Nachbereitung nichts übersehen wird.
Statt auf unzusammenhängende Tools, Tabellenkalkulationen und manuelle Koordination zu setzen, zentralisiert Eventmanagement-Software Veranstaltungsdaten, standardisiert Prozesse und verbessert die Transparenz zwischen den Teams. Dies reduziert nicht nur operative Reibungsverluste, sondern hilft Hotels auch, ihre Einnahmen aus Tagungen, Konferenzen und Gruppenbuchungen zu maximieren.
Fähigkeit | Beschreibung | Betriebswert |
|---|---|---|
Lead- und Anfragemanagement | Erfasst eingehende Veranstaltungsanfragen aus verschiedenen Kanälen und organisiert sie in einer zentralen Pipeline. | Stellt sicher, dass keine Leads verpasst werden und verbessert die Reaktionszeiten, wodurch die Konversionsraten erhöht werden. |
Angebots- und Vertragsmanagement | Ermöglicht es Teams, individuelle Angebote und Verträge für Veranstaltungen zu erstellen, zu versenden und deren Status zu verfolgen. | Standardisiert Vertriebsprozesse und beschleunigt Geschäftsabschlüsse bei gleichzeitiger Reduzierung manueller Fehler |
Eventplanung & BEO-Management | Erstellt detaillierte Veranstaltungspläne und Bankettaufträge (BEOs), die alle Veranstaltungsanforderungen genau beschreiben. | Führt Vertriebs-, Catering- und Betriebsteams auf eine einzige Datenquelle aus |
Funktionsraum- und Ressourcenplanung | Verwaltet die Verfügbarkeit und Zuteilung von Besprechungsräumen, Veranstaltungsflächen und Ausrüstung | Verhindert Doppelbuchungen und optimiert die Auslastung umsatzgenerierender Flächen |
Catering- und Menümanagement | Ermöglicht es Teams, Menüs, Preise und Servicepakete für Veranstaltungen zu konfigurieren. | Verbessert die Konsistenz im Gastronomiebetrieb und unterstützt Upselling-Möglichkeiten |
Aufgaben- und Workflow-Automatisierung | Automatisiert interne Aufgaben, Genehmigungen und Benachrichtigungen abteilungsübergreifend. | Reduziert den manuellen Koordinationsaufwand und gewährleistet die termingerechte Ausführung der Veranstaltungsanforderungen. |
Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Kunden | Bietet Werkzeuge zur Kommunikation mit Planern, zum Austausch von Aktualisierungen und zur Verwaltung von Änderungen. | Verbessert die Transparenz und reduziert den Kommunikationsaufwand zwischen Hotelteams und Kunden. |
Online-Buchung & Selbstbedienung (sofern unterstützt) | Ermöglicht es Planern, die Verfügbarkeit zu prüfen und Veranstaltungsräume direkt online zu buchen. | Steigert die Buchungsgeschwindigkeit und erfasst die Nachfrage außerhalb der Geschäftszeiten |
Abrechnung und Umsatzbuchung | Erfasst Veranstaltungsgebühren und integriert sich in Finanzsysteme für Abrechnung und Rechnungsstellung. | Gewährleistet eine genaue Umsatzerfassung und vereinfacht den Finanzabgleich. |
Berichtswesen und Leistungsanalyse | Liefert Einblicke in Veranstaltungsverkäufe, Konversionsraten und Raumauslastung. | Unterstützt Teams bei der Optimierung von Preisgestaltung, Vertriebsstrategien und der Gesamtrentabilität von Veranstaltungen. |
Im Gegensatz zu eigenständigen Planungstools oder manuellen Prozessen verbindet Eventmanagement-Software den gesamten Event-Lebenszyklus in einem einheitlichen Workflow. Vertriebsteams können Anfragen effizienter in Buchungen umwandeln, während die operativen Teams einen klaren Überblick über die Durchführungsanforderungen erhalten.
Operativ dienen diese Plattformen als zentrale Koordinierungsebene für alle Abteilungen. Durch die Integration mit Systemen wie PMS, CRM, POS und Buchhaltungstools ermöglichen sie den Datenaustausch in Echtzeit, automatisieren Arbeitsabläufe in der Leistungserbringung und gewährleisten die präzise Erfassung und Zuordnung aller veranstaltungsbezogenen Einnahmen. Diese Integration ist entscheidend für ein reibungsloses Veranstaltungserlebnis bei gleichzeitig hoher betrieblicher Effizienz.
Auf den ersten Blick ähneln sich viele Eventmanagement-Softwareplattformen. Die meisten Anbieter heben Funktionen wie Angebotstools, Eventdiagramme oder Terminplanungsfunktionen hervor, was es schwierig machen kann, aussagekräftige Unterschiede zwischen den Lösungen zu erkennen.
Hinter der Oberfläche können sich diese Plattformen jedoch erheblich darin unterscheiden, wie sie den Hotelbetrieb in der Praxis unterstützen. Unterschiede in der Workflow-Automatisierung, der Integrationstiefe und der Benutzerfreundlichkeit für verschiedene Teams entscheiden oft darüber, ob ein System die Effizienz tatsächlich verbessert oder lediglich die Komplexität erhöht.
Dieser Bewertungsrahmen konzentriert sich auf das, was im Tagesgeschäft am wichtigsten ist: wie gut die Plattform Vertriebs- und Ausführungsprozesse miteinander verbindet, wie nahtlos sie sich in die zentralen Hotelsysteme integriert und wie effektiv sie den manuellen Aufwand reduziert und gleichzeitig den Umsatz steigert.
Ziel ist es, Hoteliers dabei zu helfen, über reine Funktionslisten hinauszugehen und Plattformen zu identifizieren, die messbare operative Auswirkungen haben und nicht nur oberflächliche Funktionalität bieten.
Bewertungsbogen
Fähigkeit | Bedeutung | Was Sie Verkäufer fragen sollten | Wie sieht Schönheit aus? | Warnsignale / Schwache Umsetzungen |
|---|---|---|---|---|
PMS-Integration | ★★★★★ | Synchronisiert das System Gruppenbuchungen, Zimmerkontingente und Rechnungen in Echtzeit mit dem PMS? | Bidirektionale Echtzeitintegration mit automatisierten Aktualisierungen über alle Systeme hinweg | Manuelle Synchronisierung, verzögerte Aktualisierungen oder die Abhängigkeit von CSV-Importen |
CRM- und Vertriebspipeline-Management | ★★★★★ | Können Vertriebsteams Leads, Angebote und Konversionen innerhalb der Plattform verfolgen? | Vollständig integrierte Pipeline mit Transparenz von der Anfrage bis zur Buchung | Für die Vertriebsverfolgung sind separate Systeme erforderlich oder die Transparenz der Vertriebspipeline ist eingeschränkt. |
Eventplanung & BEO-Management | ★★★★★ | Wie werden BEOs erstellt, aktualisiert und teamübergreifend geteilt? | Dynamische BEOs mit Echtzeit-Aktualisierungen, auf die alle Abteilungen zugreifen können | Probleme mit statischen Dokumenten oder manueller Versionskontrolle |
Funktionsraum- und Ressourcenmanagement | ★★★★★ | Kann das System Doppelbuchungen verhindern und die Raumausnutzung optimieren? | Echtzeitverfügbarkeit mit automatisierter Konflikterkennung | Manuelle Terminplanung oder Risiko von Buchungsüberschneidungen |
Workflow-Automatisierung und Aufgabenverteilung | ★★★★☆ | Werden Aufgaben und Serviceanfragen automatisch Abteilungen zugewiesen? | Automatisierte Arbeitsabläufe mit Benachrichtigungen und Statusverfolgung | Abhängigkeit von E-Mails, Tabellenkalkulationen oder manuellen Nachfassaktionen |
Catering- und Gastronomiemanagement | ★★★★☆ | Lassen sich Menüs, Preise und Pakete einfach konfigurieren und aktualisieren? | Flexible Menüverwaltung mit Preisregeln und Upselling-Optionen | Starre Konfigurationen oder starke Abhängigkeit von Anbietern bei Updates |
Tools für die Zusammenarbeit mit Kunden | ★★★★☆ | Können Veranstaltungsplaner die Details digital prüfen, genehmigen und ändern? | Gemeinsame Portale oder Kommunikationstools mit Echtzeit-Updates | Intensiver E-Mail-Verkehr oder mangelnde Kundensichtbarkeit |
Berichterstattung und Analysen | ★★★★☆ | Welche Kennzahlen stehen zur Verfügung, um die Leistung und die Einnahmen von Veranstaltungen zu verfolgen? | Dashboards mit Einblicken in Konversionsraten, Umsatz und Nutzung | Eingeschränkte Berichterstattung oder Abhängigkeit von manuellen Exporten |
Unterstützung mehrerer Objekte / Portfolios | ★★★☆☆ | Kann das System Ereignisse über mehrere Objekte hinweg zentral verwalten? | Zentralisierte Transparenz und standardisierte Arbeitsabläufe an allen Standorten | Fragmentierte Daten oder mangelnde objektübergreifende Koordination |
Integrationsökosystem (POS, Buchhaltung usw.) | ★★★★☆ | Mit welchen Systemen lässt sich die Plattform über das PMS hinaus integrieren? | Offene APIs und starke Integrationen mit POS-Systemen, Finanzsystemen und anderen Tools | Geschlossene Systeme mit nur begrenzten oder kundenspezifischen Integrationen |
Ausschlusskriterien
Mithilfe dieser Fragen lassen sich schnell Einschränkungen aufdecken und schwache Anbieter aussortieren, bevor man Zeit in tiefergehende Evaluierungen investiert.
Aktualisiert die Plattform Zimmerkontingente und bucht veranstaltungsbezogene Gebühren direkt in Echtzeit an das PMS?
Andernfalls ist Ihr Team möglicherweise gezwungen, die Daten manuell zu verwalten, was das Risiko von Fehlern und Umsatzeinbußen erhöht.
Werden Ereignisaufgaben und Serviceanfragen automatisch an die richtigen Abteilungen weitergeleitet?
Plattformen, die auf E-Mail oder manuelle Koordination angewiesen sind, führen oft zu Engpässen und Kommunikationslücken.
Können Vertriebs-, Catering- und Betriebsteams mit denselben Echtzeit-Veranstaltungsdaten arbeiten?
Wenn Teams isoliert arbeiten oder unterschiedliche Systeme verwenden, steigt die Wahrscheinlichkeit für Fehlabstimmungen und Ausführungsfehler.
Kann Ihr Team Menüs, Pakete und Veranstaltungsdetails ohne Unterstützung durch den Anbieter konfigurieren?
Wenn Aktualisierungen externe Unterstützung erfordern, verlangsamt dies die Abläufe und schränkt Ihre Fähigkeit ein, schnell auf Kundenbedürfnisse zu reagieren.
Die Wahl der richtigen Eventmanagement-Plattform hängt stark davon ab, wie Ihr Hotel Gruppenbuchungen vermarktet, plant und durchführt. Die Bedürfnisse eines großen Resorts, das monatlich Hunderte von Veranstaltungen organisiert, unterscheiden sich grundlegend von denen eines Boutique-Hotels, das nur gelegentlich Tagungen ausrichtet.
Entscheidend ist, die Softwarefunktionen an die betriebliche Komplexität, die Teamstruktur und die Umsatzstrategie anzupassen – nicht nur an die Hotelgröße. Im Folgenden finden Sie eine Übersicht darüber, wie sich die Anforderungen in den verschiedenen Hotelsegmenten unterscheiden und welche Funktionen jeweils am wichtigsten sind.
Große Hotels & Resorts
Große Hotels und Resorts betreiben hochkomplexe Veranstaltungsabläufe und managen oft mehrere Events gleichzeitig über verschiedene Abteilungen wie Vertrieb, Catering, Bankett und operative Bereiche hinweg. Diese Häuser verfügen in der Regel über spezialisierte Teams und benötigen eine enge funktionsübergreifende Koordination. Technologie spielt eine zentrale Rolle, um Konsistenz, Transparenz und Skalierbarkeit bei hohem Veranstaltungsaufkommen zu gewährleisten.
Definierende Merkmale
Hohes Volumen an Gruppen- und Veranstaltungsgeschäft
Mehrere Abteilungen sind an der Durchführung beteiligt.
Eigene Vertriebs-, Catering- und Betriebsteams
Komplexe Funktionsräume und Ressourcenverwaltung
Starke Abhängigkeit von Konzerneinnahmen
Gemeinsame Bedürfnisse und Vorlieben
Erfordert ein durchgängiges Lebenszyklusmanagement von der Leadgenerierung bis zur Rechnungsstellung.
Priorisiert tiefe Integrationen mit PMS-, CRM- und Finanzsystemen
Erfordert fortschrittliche Berichts- und Prognosefunktionen.
Wertschöpfung durch Workflow-Automatisierung über Abteilungen hinweg
Erfordert Skalierbarkeit für ein hohes Ereignisvolumen
Hauptmerkmale und Anforderungen
Feature-Titel | Beschreibung | Warum es entscheidend ist |
|---|---|---|
End-to-End-Event-Lifecycle-Management | Verfolgt Ereignisse von der Anfrage über die Durchführung bis zur Abrechnung. | Gewährleistet vollständige Transparenz und Koordination über große Teams hinweg. |
PMS- und CRM-Integration | Synchronisiert Gruppenbuchungen, Kundendaten und Umsätze systemübergreifend. | Beseitigt Datensilos und manuelle Datenabgleiche |
Erweiterte BEO- und Ereignisdokumentation | Erzeugt dynamische, in Echtzeit ausgeführte Ereignisaufträge, die abteilungsübergreifend geteilt werden. | Verhindert Kommunikations- und Ausführungsfehler |
Ressourcen- und Flächenoptimierung | Verwaltet die Verfügbarkeit von Räumen, Ausrüstung und Personal | Maximiert die Nutzung umsatzgenerierender Flächen |
Workflow-Automatisierung für mehrere Abteilungen | Leitet Aufgaben und Aktualisierungen automatisch an alle Teams weiter. | Reduziert den manuellen Koordinationsaufwand und verbessert die Ausführungsgeschwindigkeit |
Boutique- und unabhängige Hotels
Boutique- und unabhängige Hotels legen typischerweise Wert auf persönlichen Service und individuell gestaltete Eventerlebnisse. Obwohl das Veranstaltungsvolumen geringer sein kann, sind die Erwartungen an Individualisierung und Kundeninteraktion höher. Die Teams sind kleiner, daher muss die Software Flexibilität und Benutzerfreundlichkeit gleichermaßen berücksichtigen.
Definierende Merkmale
Geringeres Veranstaltungsvolumen, aber höhere Anpassungsmöglichkeiten
Kleinere, funktionsübergreifende Teams
Starker Fokus auf das Erlebnis von Gästen und Planern
Einzigartige oder unkonventionelle Veranstaltungsangebote
Markenorientiertes Servicemodell
Gemeinsame Bedürfnisse und Vorlieben
Priorisiert Flexibilität und Anpassbarkeit gegenüber starren Arbeitsabläufen
Benötigt intuitive Benutzeroberflächen für kleine Teams
Wertinstrumente, die die Kundenkommunikation verbessern
Geringere Abhängigkeit von komplexen Integrationen
Fokus auf die Verbesserung der Konversionsrate und des Kundenerlebnisses
Hauptmerkmale und Anforderungen
Feature-Titel | Beschreibung | Warum es entscheidend ist |
|---|---|---|
Tools für individuelle Angebote und Kostenvoranschläge | Ermöglicht maßgeschneiderte Angebote und Preise für jede Veranstaltung. | Unterstützt einen personalisierten Vertriebsansatz und eine höhere Konversionsrate. |
Zusammenarbeit und Kommunikation mit dem Kunden | Ermöglicht Echtzeitkommunikation und Aktualisierungen mit Planern. | Reduziert den Kommunikationsaufwand und verbessert das Kundenerlebnis |
Visuelle Eventplanungstools | Bietet Layouts, Diagramme und Optionen zur Anpassung von Veranstaltungen. | Hilft dabei, einzigartige Veranstaltungsaufbauten klar zu kommunizieren. |
Einfache CRM-Funktionalität | Erfasst Kundenhistorie und -präferenzen innerhalb der Plattform | Ermöglicht beziehungsorientierten Vertrieb ohne komplexe Systeme |
Flexible Konfiguration | Ermöglicht es Teams, Arbeitsabläufe und Pakete einfach anzupassen | Unterstützt unkonventionelle Veranstaltungen und kreative Angebote |
Kleine Hotels & Pensionen
Kleine Hotels und Pensionen richten in der Regel nur eine begrenzte Anzahl von Veranstaltungen mit minimalem Personalaufwand aus. Die Veranstaltungsorganisation wird oft von Allroundern anstatt von spezialisierten Teams übernommen. Priorität haben Einfachheit, Schnelligkeit und die Reduzierung des manuellen Arbeitsaufwands.
Definierende Merkmale
Geringes Veranstaltungsaufkommen
Begrenztes Personal und keine dedizierten Veranstaltungsteams
Einfache Veranstaltungsarten (Besprechungen, kleine Zusammenkünfte)
Hohe Abhängigkeit von manuellen Prozessen
Starker Fokus auf Benutzerfreundlichkeit
Gemeinsame Bedürfnisse und Vorlieben
Priorisiert Einfachheit und schnelles Onboarding
Benötigt nur minimalen Schulungs- und Einrichtungsaufwand.
Bevorzugt Automatisierung gegenüber manueller Koordination
Geringer Bedarf an komplexen Integrationen
Budgetsensitive Kaufentscheidungen
Hauptmerkmale und Anforderungen
Feature-Titel | Beschreibung | Warum es entscheidend ist |
|---|---|---|
Online-Buchungs- und Anfrageautomatisierung | Ermöglicht es Planern, online zu buchen oder Anfragen einzureichen. | Reduziert die manuelle Bearbeitung von Anfragen und beschleunigt die Reaktionszeit. |
Vorgefertigte Pakete & Vorlagen | Bietet sofort einsatzbereite Veranstaltungspakete und Preisinformationen. | Vereinfacht die Einrichtung und reduziert die Komplexität der Entscheidungsfindung. |
Leichtgewichtige Planungstools | Verfolgt die Raum- und Platzverfügbarkeit in einer einfachen Benutzeroberfläche. | Verhindert Doppelbuchungen ohne komplexe Systeme |
Grundlegende PMS-Integration | Synchronisiert Buchungen und Gästedaten mit dem PMS. | Gewährleistet Konsistenz ohne hohe technische Anforderungen |
Einfache Einrichtung & Einarbeitung | Erfordert minimalen Konfigurations- und Schulungsaufwand. | Ermöglicht es kleinen Teams, sich mit begrenzten Ressourcen schnell anzupassen. |
Budgethotels, Motels und Hotels mit eingeschränktem Service
Diese Objekte bieten in der Regel nur wenige Veranstaltungsmöglichkeiten und konzentrieren sich auf kleinere Meetings oder funktionale Zusammenkünfte. Das Personal ist schlank, und betriebliche Effizienz hat höchste Priorität. Die Technologie muss kostengünstig und wartungsarm sein.
Definierende Merkmale
Sehr begrenztes Veranstaltungsangebot
Schlanke Personalbesetzung mit Multitasking-Rollen
Hoher Fokus auf Kostenkontrolle
Minimale betriebliche Komplexität
Geringer Bedarf an Anpassung
Gemeinsame Bedürfnisse und Vorlieben
Sehr preissensibel
Priorisiert Automatisierung und Effizienz.
Minimaler Einrichtungs- und Wartungsaufwand erforderlich
Bevorzugt einfache, intuitive Werkzeuge
Vermeidet komplexe oder funktionsreiche Systeme
Hauptmerkmale und Anforderungen
Feature-Titel | Beschreibung | Warum es entscheidend ist |
|---|---|---|
Einfache Event-Buchungstools | Ermöglicht die schnelle Buchung einfacher Besprechungsräume | Unterstützt einen begrenzten Veranstaltungsbedarf ohne Komplexität |
Automatisierte Bestätigungen & Kommunikation | Sendet automatisch Bestätigungen und Aktualisierungen. | Reduziert den Arbeitsaufwand für das Personal und die manuelle Nachbearbeitung |
Niedrigpreismodell | Bietet erschwingliche und vorhersehbare Preisstrukturen | Passt zu knappen Betriebsbudgets |
Minimale Integrationsanforderungen | Funktioniert eigenständig oder mit einer einfachen PMS-Verbindung | Vermeidet technischen Aufwand und IT-Abhängigkeit |
Mobilfreundlicher Zugriff | Ermöglicht es Mitarbeitern, Veranstaltungen von unterwegs zu verwalten. | Unterstützt schlanke Teams ohne feste Arbeitsplätze |
Die Wahl der richtigen Plattform hängt letztendlich von ihrer Eignung für den jeweiligen Betrieb ab. Ein System, das für ein großes Resort konzipiert wurde, kann für ein kleines Hotel unnötige Komplexität mit sich bringen, während schlanke Tools in Umgebungen mit hohem Besucheraufkommen an ihre Grenzen stoßen können. Am besten ist es, die Funktionen der Plattform an Ihre Teamstruktur, die Komplexität Ihrer Veranstaltungen und Ihre Umsatzstrategie anzupassen – und so sicherzustellen, dass die Software die tatsächlichen Abläufe in Ihrem Hotel optimal unterstützt.
Beste Eventmanagement-Software nach Immobilientyp
Diese Rangliste basiert auf realen Leistungsdaten, nicht auf Anbieterangaben. Durch die Analyse Tausender verifizierter Hotelbewertungen und Nutzungsmuster verschiedener Hoteltypen identifizieren wir die Eventmanagement-Plattformen, die konstant starke operative Ergebnisse liefern. Das Ergebnis sind Empfehlungen, die auf der tatsächlichen Leistung dieser Systeme in Umgebungen basieren, die Ihrer ähneln. So können Sie sich auf Lösungen konzentrieren, die zu Ihrer Teamstruktur, der Komplexität Ihrer Veranstaltungen und Ihrer Umsatzstrategie passen.
Am besten für Boutique
Event Temple wurde mit 98% von 182 Boutique bewertet
Am besten für Marke
Event Temple wurde mit 98% von 162 Marke bewertet
Am besten für Bett & Frühstück & Gasthaus
Event Temple wurde mit 98% von 138 Bett & Frühstück & Gasthaus bewertet
Am besten für Flughafen/Konferenz
Event Temple wurde mit 98% von 133 Flughafen/Konferenz bewertet
Am besten für Stadtzentrum
Event Temple wurde mit 97% von 129 Stadtzentrum bewertet
Am besten für Luxus
Event Temple wurde mit 97% von 110 Luxus bewertet
Am besten für Resort
Event Temple wurde mit 97% von 85 Resort bewertet
Am besten für Begrenzter Service und begrenztes Budget
Event Temple wurde mit 98% von 84 Begrenzter Service und begrenztes Budget bewertet
Am besten für Langzeitaufenthalt und Serviced Apartments
Event Temple wurde mit 98% von 30 Langzeitaufenthalt und Serviced Apartments bewertet
Am besten für Hostel
Event Temple wurde mit 96% von 24 Hostel bewertet
Am besten für Motel
Event Temple wurde mit 95% von 15 Motel bewertet
Am besten für Kasino
Tripleseat wurde mit 96% von 10 Kasino bewertet
Wie Sie den richtigen Anbieter für Eventmanagement-Software auswählen
Diese Liste ist bereits auf die Größe, Art und das Betriebsmodell Ihrer Immobilie zugeschnitten. Möchten Sie sie weiter verfeinern? Nutzen Sie die Filter, um Ihre Auswahl nach Region, Komplexität der Veranstaltung und vorhandener Technologieinfrastruktur einzugrenzen und so die Lösungen zu finden, die am besten zu den Abläufen Ihres Teams bei der Organisation von Gruppenbuchungen und Veranstaltungen passen.
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Durch das Anwenden von Filtern wird die Personalisierung deaktiviert
Derzeit ist die Personalisierung von Websites aktiviert, sodass die auf Ihre Immobilie zugeschnittenen Ergebnisse sortiert werden. Wenn Sie manuelle Filter anwenden, wird die Website-Personalisierung deaktiviert. Klicken Sie auf „Weiter“, um zur manuellen Filterung zu wechseln und die Site-Personalisierung zu deaktivieren.
ergebnisse personalisieren
Priorisieren Sie Anbieter, die aktiv mit Hotels wie Ihnen in Kontakt treten
- Besondere Passform: Die Standardsortierung zeigt zunächst Anbieter an, die aktiv nach einer Verbindung zu Hotels in Ihrer Region suchen, und anschließend nach Premium-Mitgliedern und HT-Score.
- HT-Ergebnis: Der Hotel Tech Score ist ein zusammengesetztes Ranking, das aus Schlüsselsignalen wie Benutzerzufriedenheit, Kundensupport, Benutzerbewertungen, Expertenempfehlungen, Verfügbarkeit von Integrationen und geografischer Reichweite besteht, um Käufern zu helfen, ihre Produkte besser zu verstehen.
- Popularität: Sortiert Listen nach der Anzahl der Benutzerbewertungen und gemeldeten Installationen, von den meisten bis zu den wenigsten.
Ändern Sie Ihren Standort
Ihre Ergebnisse wurden basierend auf dem Standort Ihres Browsers personalisiert, um Anbieter anzuzeigen, die aktiv mit Hotels in Ihrer Region in Kontakt treten. Sie können Ihren Standort bei Bedarf unten aktualisieren.
- United States
- United States Minor Outlying Islands
Ändern Sie die Hotelgröße
Fügen Sie die Zimmeranzahl Ihres Hotels hinzu, um die Ergebnisse zu personalisieren und Produkte zu empfehlen, die am besten zu Hotels Ihrer Größe passen.
- X-Klein (1-9 räume)
- Klein (10-49 räume)
- Mittelgroß (50-99 Zimmer)
- Groß (100-499 räume)
- X-Large (500+ räume)
Ändern Sie Ihr PMS
Fügen Sie Ihr Property Management System hinzu, um die Ergebnisse zu personalisieren und Produkte zu empfehlen, die in das PMS Ihres Hotels integriert sind.
- AbodeBooking
- ACI Hotel
- Acigrup PMS
- Acomos
- Agilysys PMS
- AidaX
- Aiosell - Property Management System
- Alacer
- Amadeus Property Management
- AmicHotel
- Apaleo Open PMS
- Apex PMS
- Aptual Commerce Oy
- Arion
- ASA Hotel Software
- Ascon
- ASI PMS
- Assa Abloy
- ASTERIO (by Septeo Hospitality)
- Astrea IT Services
- AsyaSoft PMS
- Athena
- Atrium
- Autoclerk (PMS)
- AvaiBook
- Avalon
- AXIS
- Ayenda
- Backing the packers
- Backpacker Panda Holidays
- Bamboo Hotel
- Bay Lakes Information Systems
- BedBricks
- Beddzle
- Bellebnb
- BeMyGuest CRS
- Benson PMS
- BEX PMS
- BIT SmartSoft
- BnB Manager
- Bnovo PMS
- BOCS GROUP OF COMPANIES
- Bokun
- Bona Technologies
- Bookex
- Booking Automation
- Booking Engine CRS
- Booking Ninjas
- Bookinglayer
- BookingSync
- Bookster
- Bookzo
- ButikSoft PMS
- Cambridge PMS
- Campgest
- CASABLANCA hotelsoftware (PMS)
- Caspeco PMS
- Casy
- CDSoft Vertriebs GmbH
- ChoiceADVANTAGE
- Chr365
- Ciaobooking
- CiHMS
- Ciirus
- Citadel
- Clarity Hospitality Software
- Clock PMS
- Cloudbeds PMS
- CMS Hospitality (GuestCentrix)
- Comanche PMS
- ComSyS Software
- Counter
- CQR PMS
- Desbravador
- Dhynet
- Digicard Systems
- dihotel
- Diventa PMS
- dormakaba Ilc
- Dothotel
- E4jConnect/VikBooking - Property Management System
- easyGuestmanagement GmbH
- Elina PMS
- Elite Front Office
- EMMA
- Engisoft
- epitome PMS (by HIS-MSC)
- Eptera PMS
- Erbon PMS
- Ericsoft
- eviivo Suite™ PMS
- Execu-tech PMS
- FairCloud PMS
- Felix
- FifthKeys
- Flatswire
- FlexiGuest by HITEK
- Flyhotel
- fnsRooms
- FOSSE
- FoxHis
- freetobook
- FrondeskNextgen
- Front Office Cloud
- Front2Go
- Frontdesk Anywhere
- Gearco - True Extended Stay
- GlobRes
- GMS
- GMS Hotel Felix
- GODO
- GoldenUp
- GP Dati Scrigno (by Zucchetti)
- GRAND PMS
- Guest Tracker PMS
- Guestline (Rezlynx PMS)
- GuestPoint PMS
- GuestPro
- Hestia PMS
- High Level Software
- Hilton OnQ
- Hogatex PMS
- HOIST GROUP - HotSoft
- Hop PMS
- HoresPlus
- Hospitality Software
- Hospitality Technology International
- Host Hotel Systems
- Host PMS
- Hostify
- Hosware FRO
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Event Management Software Features & Comparison
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Beste Eventmanagement-Software Bewertungen für Hotels
Alles, was Sie über Eventmanagement-Software wissen müssen
Sie wissen nicht, wo Sie mit Eventmanagement-Plattformen anfangen sollen? Dieser Abschnitt bietet Ihnen einen Schnellkurs. Wir erklären Ihnen, was Eventmanagement-Software leistet, welche Funktionen im Vertrieb und in der operativen Abwicklung am wichtigsten sind, wie die Preisgestaltung üblicherweise funktioniert und welche Integrationen unerlässlich sind (z. B. PMS, CRM und POS). Außerdem beleuchten wir die wichtigsten Vorteile, häufige Fallstricke und die Trends, die die Organisation von Gruppenbuchungen und Events in Hotels prägen. Hier finden Sie alles, was Sie für einen schnellen Einstieg benötigen – basierend auf praktischen Einblicken von Hotelteams, die Events jeder Größenordnung erfolgreich managen.
Was ist Eventmanagement-Software?
Meetings und Events finden heute nicht mehr so statt wie vor zehn Jahren. In der Zeit nach der Pandemie benötigen Sie Software, die Ihnen hilft, sich in diesem dynamischen Branchenbereich zurechtzufinden, wettbewerbsfähig zu bleiben und erfolgreich zu sein. Moderne Eventmanagement-Software ist innovativ und intuitiv. Sie bietet Ihnen alle Funktionen, mit denen Sie den gesamten Eventzyklus – von der Akquise bis zur abschließenden Dankesnachricht – in einer einzigen App abwickeln können. Eventmanagement-Software fördert die Zusammenarbeit zwischen Vertrieb, Bankett, Finanzen und Zimmerverwaltung und erschließt Umsatzpotenziale durch Automatisierung und Optimierung.
Wichtige Funktionen, auf die Sie bei Eventmanagement-Software achten sollten
Eventmanagement-Software hat sich von einfachen Planungs- und Diagrammtools zu umfassenden Plattformen entwickelt, die Vertrieb, Planung und Durchführung miteinander verbinden. Was früher über Tabellenkalkulationen und E-Mails abgewickelt wurde, ist heute in Systemen zentralisiert, die Echtzeit-Transparenz über Teams und Abteilungen hinweg ermöglichen.
Für Hotelbetreiber sind diese Funktionen wichtig, da die Organisation von Veranstaltungen naturgemäß komplex ist. Die Koordination von Vertrieb, Catering, Bankettsälen und Gästeservice erfordert strukturierte Arbeitsabläufe, klare Kommunikation und präzise Daten. Die richtige Plattform reduziert manuelle Übergaben, minimiert Fehler und stellt sicher, dass jedes Detail – von der ersten Anfrage bis zur Endabrechnung – erfasst und korrekt ausgeführt wird.
Moderne Lösungen tragen direkt zur Umsatzsteigerung und operativen Effizienz bei. Durch die Integration mit Kernsystemen wie PMS, CRM und POS ermöglichen sie bessere Prognosen, schnellere Reaktionszeiten und effektiveres Upselling. Der Unterschied zwischen einfachen Tools und fortschrittlicheren Plattformen liegt oft darin, wie gut sie Arbeitsabläufe automatisieren, Daten verknüpfen und Entscheidungsprozesse unterstützen.
Tabelle zur Merkmalsbewertung
Fähigkeitsbereich | Besonderheit | Beschreibung |
|---|---|---|
Gäste- und Planererlebnis | Online-Buchung & Verfügbarkeit | Ermöglicht es Planern, die Verfügbarkeit zu prüfen und Veranstaltungsräume direkt zu buchen, wodurch unnötige Rückfragen vermieden und die Nachfrage auch außerhalb der Geschäftszeiten erfasst werden kann. |
Digitale Angebote & Verträge | Ermöglicht es Teams, Angebote elektronisch zu erstellen und zu versenden, wodurch Genehmigungen beschleunigt und das Kundenerlebnis verbessert werden. | |
Tools für die Zusammenarbeit mit Kunden | Bietet eine gemeinsame Schnittstelle, über die Planer Details prüfen, Änderungen anfordern und in Echtzeit mit den Hotelteams kommunizieren können. | |
Tools zur Veranstaltungsanpassung | Unterstützt maßgeschneiderte Eventkonfigurationen, einschließlich Layouts, Pakete und Sonderwünsche, und verbessert so die Flexibilität für einzigartige Events. | |
Betriebs- und Workflowmanagement | BEO (Bankett-Event-Auftragsverwaltung) | Erstellt detaillierte Veranstaltungsdokumente, die alle Abteilungen auf die Durchführungsanforderungen abstimmen und so Missverständnisse reduzieren. |
Aufgabenzuweisung und Workflow-Automatisierung | Leitet Aufgaben und Aktualisierungen automatisch an die entsprechenden Teams weiter, verbessert so die Koordination und reduziert manuelle Nachbearbeitungen. | |
Funktionsraumplanung | Verwaltet die Verfügbarkeit von Besprechungsräumen und Veranstaltungsflächen, um Doppelbuchungen zu vermeiden und die Auslastung zu optimieren. | |
Ressourcen- und Bestandsmanagement | Erfasst Ausrüstung, Personal und andere Ressourcen, die für Veranstaltungen benötigt werden, und stellt deren Verfügbarkeit und ordnungsgemäße Zuteilung sicher. | |
Änderungsnachverfolgung und Versionskontrolle | Führt ein Protokoll über Aktualisierungen der Veranstaltungsdetails, um sicherzustellen, dass die Teams stets mit den aktuellsten Informationen arbeiten. | |
Umsatz- und Geschäftsauswirkungen | Lead- und Pipeline-Management | Erfasst und verfolgt Anfragen zu Veranstaltungen entlang des gesamten Vertriebsprozesses, wodurch die Konversionsraten und die Transparenz der Nachfrage verbessert werden. |
Dynamische Preisgestaltung und Verpackung | Ermöglicht flexible Preisgestaltung für Veranstaltungsräume, Catering und Dienstleistungen und unterstützt so die Umsatzoptimierung. | |
Upselling- und Zusatzproduktmanagement | Ermöglicht es Teams, zusätzliche Dienstleistungen wie Speisen und Getränke, AV-Technik oder Upgrades anzubieten und so die Gesamtausgaben für die Veranstaltung zu erhöhen. | |
Umsatzprognose und -berichterstattung | Bietet Einblicke in zukünftige Buchungen, Konversionsraten und Umsatzentwicklung für eine bessere Planung. | |
Integrationen & Daten | PMS-Integration | Synchronisiert Gruppenbuchungen, Zimmerkontingente und Gästedaten mit dem PMS und gewährleistet so die Konsistenz zwischen den Systemen. |
CRM-Integration | Verknüpft Kunden- und Vertriebsdaten zur Unterstützung des Beziehungsmanagements und der Folgegeschäfte. | |
POS- und Catering-Integration | Verknüpft veranstaltungsbezogene Speisen- und Getränkebestellungen mit Kassensystemen für eine genaue Abrechnung und operative Koordination. | |
Integration von Buchhaltung und Abrechnung | Automatisiert die Rechnungsstellung und den Finanzabgleich und reduziert so den manuellen Aufwand für die Finanzabteilung. | |
Reporting- und Analyse-Dashboards | Zentralisiert operative und finanzielle Daten und bietet so Transparenz über die Leistung von Veranstaltungen und Teams hinweg. |
Diese Struktur spiegelt die praktische Anwendung von Eventmanagement-Software wider – sie verbindet Vertrieb und operative Abläufe, verbessert die Koordination zwischen den Abteilungen und ermöglicht es Hotels, mehr Umsatz aus dem Gruppen- und Veranstaltungsgeschäft zu generieren und gleichzeitig die Kontrolle über die Durchführung zu behalten.
- Kontaktmanagement/CRM
- Kontaktmanagement/CRM
- Lead-Formulare
- Lead-Formulare
- Anpassbare BEO-, Angebots- und Vertragsdokumente
- eSignaturen
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- Diagramme & Grundrisse
- Anpassbare BEO-, Angebots- und Vertragsdokumente
- eSignaturen
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- Diagramme & Grundrisse
- Aufgabenverwaltung (Aufgaben & Erinnerungen)
- Kundenkommunikationsportal
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- Aufgabenverwaltung (Aufgaben & Erinnerungen)
- Kundenkommunikationsportal
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- eSignaturen
- Anpassbare BEO-, Angebots- und Vertragsdokumente
- Kontaktmanagement/CRM
- Diagramme & Grundrisse
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- Kontaktmanagement/CRM
- Diagramme & Grundrisse
- Kundenkommunikationsportal
- Ausdrucke der Reiseroute
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- Teilnehmer-Messaging
- Kontaktmanagement/CRM
- Kundenkommunikationsportal
- Ausdrucke der Reiseroute
- Inhalts- und Dateiverwaltung
- Teilnehmer-Messaging
- Kontaktmanagement/CRM
- PCI-konforme Zahlungen
- PCI-konforme Zahlungen
- Event-Checkin-Management
- Kontaktmanagement/CRM
- Essensplanung
- Sitzplatzverwaltung
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- Kontaktmanagement/CRM
- Essensplanung
- Sitzplatzverwaltung
- Essensplanung
- Sitzplatzverwaltung
- Diagramme & Grundrisse
- Essensplanung
- Sitzplatzverwaltung
- Diagramme & Grundrisse
Welche Vorteile bietet Eventmanagement-Software?
Alle Veranstaltungsinformationen werden zentral verwaltet. Ein Buchungskalender und eine Kundendatenbank sorgen dafür, dass Ihre wichtigen Informationen übersichtlich und sicher aufbewahrt werden. Der Kalender ermöglicht es Teams, geplante Veranstaltungen an einem bestimmten Datum einzusehen und die Verfügbarkeit von Veranstaltungsräumen für Anfragen schnell zu bestätigen.
Das Eventmanagementsystem (EMS) bietet Struktur für den gesamten Vertriebsprozess und begleitet Sie von Anfang bis Ende. Sie können Akquiseanrufe protokollieren, Verträge erstellen und versenden, Bankettbestellungen zusammenstellen, Aufgaben und Erinnerungen an verschiedene Mitarbeiter verteilen und Zahlungen einziehen. Darüber hinaus kann das EMS einige dieser Aufgaben automatisieren. Beispielsweise versendet es automatische Erinnerungen, wenn ein Vertrag noch nicht unterzeichnet wurde, sodass Sie nicht manuell nachfassen müssen.
Es misst Umsatz und Veranstaltungsleistung. Ein leistungsstarkes Analysemodul hilft Ihnen, die tatsächliche Dynamik Ihres Veranstaltungsgeschäfts zu verstehen, indem es Konversionsraten, Umsatz, Stammkunden und mehr misst.
Optimiert den Vertriebsprozess und die Eventplanung. Automatisierung ist hier der Schlüssel. Leads erfassen, Verträge erstellen, Menüs versenden, Anfragen nachverfolgen und Veranstaltungsunterlagen drucken – alles per Knopfdruck. Das spart Ihrem Vertriebs- und Cateringteam enorm viel Zeit (und reduziert das Risiko manueller Fehler!).
Es dient als zentrale Informationsquelle für alle Details zu jeder Veranstaltung. Schluss mit Tabellenkalkulationen, E-Mail-Verläufen und Papierdokumenten. Das Eventmanagementsystem ist die zentrale Anlaufstelle für alle wichtigen Informationen zu jeder Veranstaltung. Es ist für alle relevanten Abteilungen zugänglich. Ob die Küche eine Frage zu einem BEO hat oder das Parkservice-Team Fragen zu den Parkplätzen – alle erhalten sofort die richtigen Antworten.
Bietet Einblicke in Trends und Umsatzpotenziale. Durch die Analyse von Buchungsmustern, Raumauslastung und sogar den beliebtesten Gerichten können Sie Ihren Betrieb optimieren und profitabler und effizienter gestalten.
Kritische Integrationen für Eventmanagement-Software
Bei der Bewertung von Eventmanagement-Software verliert man leicht den Überblick über lange Integrationslisten. In der Praxis sind jedoch nicht alle Integrationen gleich wichtig. Die entscheidende Frage ist, ob die Plattform die zentralen Arbeitsabläufe zwischen Vertrieb, Planung und Durchführung miteinander verbinden kann, ohne Datensilos oder manuelle Workarounds zu erzeugen.
Ihr Eventmanagementsystem sollte sich zumindest nahtlos in die Systeme integrieren lassen, die den täglichen Hotelbetrieb ermöglichen:
✅ PMS zur Verwaltung von Zimmerkontingenten, Gruppenbuchungen und Gästeprofilen
✅ CRM zur Verfolgung von Leads, Kundenbeziehungen und Vertriebsaktivitäten
✅ Kassensystem zur Abwicklung von Catering-, Speisen- und Getränkebestellungen sowie veranstaltungsbezogenen Gebühren
✅ Buchhaltungs- oder Finanzsysteme für Rechnungsstellung und Umsatzabstimmung
Diese Integrationen sollten nicht auf manuellen Exporten oder verzögerter Synchronisierung basieren. Idealerweise erfolgen sie in Echtzeit und bidirektional, um sicherzustellen, dass Aktualisierungen in einem System im gesamten Technologie-Stack widergespiegelt werden. Einige Plattformen nutzen Middleware oder einfache Integrationen. Daher ist es wichtig zu verstehen, wie Daten fließen und wo möglicherweise Lücken bestehen.
Sobald diese grundlegenden Verbindungen hergestellt sind, trägt die nächste Integrationsebene dazu bei, den Wert der Plattform zu erweitern – durch die Unterstützung von Reporting, Automatisierung und Koordination über Ihre gesamten kommerziellen und operativen Systeme hinweg.
Eventmanagement-Software wird typischerweise als SaaS-Lösung angeboten, wobei die Preisgestaltung sich nach der Größe der Veranstaltung, der Anzahl der Nutzer oder dem benötigten Funktionsumfang richtet. Die meisten Anbieter setzen auf Abonnementmodelle, die Kosten können jedoch erheblich variieren, je nachdem, ob die Plattform nur die Eventdurchführung oder den gesamten Vertriebsprozess abdeckt.
Hotels sollten neben der reinen Abonnementgebühr auch die Gesamtbetriebskosten berücksichtigen. Faktoren wie die Integration von PMS und CRM, Schulungen und die Anzahl der Abteilungen, die das System nutzen, können die Gesamtkosten beeinflussen. Fortgeschrittenere Plattformen bieten oft zusätzliche Module für Catering, Reporting oder die Verwaltung mehrerer Hotels, was den Preis erhöhen kann.
Skalierbarkeit ist ein weiterer wichtiger Aspekt. Ein System, das für ein einzelnes Objekt funktioniert, kann bei der Ausweitung auf mehrere Standorte teuer oder betrieblich einschränkend werden. Um eine langfristige Entscheidung treffen zu können, ist es entscheidend zu verstehen, wie sich die Preisgestaltung mit dem Wachstum Ihres Veranstaltungsvolumens, Ihrer Teamgröße oder Ihres Portfolios entwickelt.
Gängige Preismodelle
Preismodell | So funktioniert es | Typische Kostenüberlegungen |
|---|---|---|
Abonnement pro Objekt | Pauschale monatliche oder jährliche Gebühr pro Hotelobjekt, das die Plattform nutzt | Die Kosten steigen mit jeder zusätzlichen Immobilie; die Basisausstattung kann optionale Zusatzleistungen beinhalten. |
Preisgestaltung pro Nutzer | Die Gebühren richten sich nach der Anzahl der Mitarbeiter, die auf das System zugreifen. | Größere Teams in den Bereichen Vertrieb, Catering und Betrieb können die Gesamtkosten erheblich erhöhen. |
Gestaffelte SaaS-Pläne | Unterschiedliche Preisstufen je nach Funktionszugriff oder Veranstaltungsvolumen | Niedrigere Leistungsstufen weisen möglicherweise Mängel in Bezug auf wichtige Funktionen auf, sodass bei steigenden Anforderungen Upgrades erforderlich sind. |
Modulbasierte Preisgestaltung | Kernplattform plus zusätzliche kostenpflichtige Module (z. B. Catering, Analysen, Tools für mehrere Objekte) | Die Kosten können sich je nach benötigten Funktionen schnell summieren. |
Nutzungsbasierte Preisgestaltung | Die Preisgestaltung ist an die Anzahl der Veranstaltungen, Buchungen oder Transaktionen gekoppelt. | Kann mit der Nachfrage skaliert werden, kann aber in Spitzenzeiten unvorhersehbare monatliche Kosten verursachen. |
Enterprise-/Portfolio-Preisgestaltung | Individuelle Preisgestaltung für Hotelgruppen mit mehreren Objekten oder Hotelketten | Beinhaltet oft zentralisierte Managementfunktionen, erfordert jedoch Verhandlungen und längere Verträge. |
Was hat den größten Einfluss auf die Preisgestaltung?
Objektgröße und Veranstaltungsvolumen: Ein höheres Veranstaltungsvolumen und größere Veranstaltungsräume erfordern in der Regel eine erweiterte Funktionalität und höhere Preise.
Anzahl der Benutzer und Abteilungen: Die Ausweitung des Zugriffs auf Vertriebs-, Catering- und Betriebsteams erhöht die Lizenzkosten.
Integrationskomplexität: Die Anbindung an PMS-, CRM-, POS- und Buchhaltungssysteme kann zusätzliche Einrichtungsgebühren oder laufende Kosten verursachen.
Funktionsumfang und Module: Erweiterte Funktionen wie Berichtswesen, Automatisierung oder die Verwaltung mehrerer Objekte werden oft als Zusatzleistungen angeboten.
Bewertung des ROI
Bei der Bewertung des ROI sollten Hotels den Fokus darauf legen, wie die Plattform die Effizienz im gesamten Veranstaltungszyklus verbessert und zusätzliche Umsätze aus dem Gruppengeschäft generiert. Das richtige System reduziert den manuellen Koordinationsaufwand, verbessert die Konversionsraten und gewährleistet eine korrekte Abrechnung und Durchführung. Langfristig übersteigen diese Vorteile in der Regel die Abonnementkosten, da die Umsatzgenerierung gesteigert und operative Reibungsverluste reduziert werden.
Die Einrichtung eines Eventmanagementsystems kann innerhalb eines Tages erfolgen, bei komplexeren Veranstaltungsorten mit langer Geschichte jedoch auch einige Wochen. Die größte Aufgabe bei der Implementierung ist die Eingabe der Daten zu Ihren Veranstaltungsräumen, Menüs, Preisen, Verträgen und anderen Vertriebsmaterialien. Wenn Sie von einem bestehenden System migrieren, bieten einige Eventmanagementsysteme (gegen Gebühr) Unterstützung bei der Datenübertragung an, was den Prozess erheblich beschleunigen kann. Andernfalls müssen Sie Menüs erstellen und Verträge manuell hochladen. Wenn Sie Ihren Veranstaltungsort bereits länger betreiben, empfiehlt es sich außerdem, Ihre Kundendatenbank hochzuladen, um weiterhin Zugriff auf Kontaktdaten und Historie zu haben.
Sobald alle Ihre Daten im System erfasst sind, können Sie Ihre Mitarbeiter schulen und das Eventmanagementsystem in Ihre täglichen Abläufe integrieren. Bevor Sie das System vollständig in Betrieb nehmen, empfiehlt es sich, eine Testveranstaltung durchzuführen: Gehen Sie alle Schritte durch, vom Versenden des Vertrags bis zum Drucken der Einladungen, um sicherzustellen, dass alles wie erwartet funktioniert. Schließlich möchten Sie eine reale Veranstaltung nicht als Versuchskaninchen missbrauchen!
Die Zukunft der Eventmanagement-Software
Moderne Eventmanagement-Plattformen sind zunehmend eng mit der übrigen Hotel-IT verknüpft, insbesondere mit Vertriebs-, CRM- und PMS-Systemen. Diese Entwicklung ermöglicht einen Echtzeit-Datenaustausch zwischen den Abteilungen, reduziert Datensilos und verbessert die Koordination über den gesamten Event-Lebenszyklus hinweg.
Statt Leads, Buchungen und die Abwicklung mit separaten Tools zu verwalten, können Hotels nun mit einem einheitlichen System arbeiten, in dem Vertrieb und operative Bereiche dieselben Daten nutzen. Dies sorgt für mehr Konsistenz, reduziert manuelle Übergaben und verbessert die Transparenz der Geschäftsentwicklung der Hotelgruppe.
Das könnte für Ihr Hotel Folgendes bedeuten:
Stärkere Abstimmung zwischen Vertrieb und operativem Geschäft. Teams können ein Ereignis von der Anfrage bis zur Ausführung verfolgen, ohne zwischen Systemen wechseln zu müssen. Dies reduziert Fehler und verbessert die Konversionsraten.
Genauere Prognosen und Berichte. Dank zentralisierter Daten erhalten Hotels einen besseren Überblick über die Auftragslage, die Raumauslastung und die Umsatzentwicklung.
Geringere operative Reibungsverluste. Durch den Wegfall doppelter Dateneingabe und manueller Koordination wird Personalzeit freigesetzt und die Ausführungskonsistenz verbessert.
Automatisierung entwickelt sich zu einer Kernfunktion von Eventmanagement-Software, insbesondere bei der Aufgabenverteilung, Genehmigungen und Kommunikation. Mit zunehmender Komplexität von Veranstaltungen wird die manuelle Koordination zum Engpass – was die Nachfrage nach Systemen ankurbelt, die wiederkehrende Prozesse optimieren können.
Moderne Plattformen automatisieren heute wichtige Arbeitsabläufe wie BEO-Aktualisierungen, Aufgabenverteilung und abteilungsübergreifende Kommunikation. Dadurch wird die Abhängigkeit von E-Mails und Tabellenkalkulationen reduziert und gleichzeitig die Abstimmung der Teams sichergestellt.
Das könnte für Ihr Hotel Folgendes bedeuten:
Schnellere Reaktionszeiten auf Kundenanfragen. Automatisierte Arbeitsabläufe helfen Teams, schnell auf Änderungen zu reagieren und verbessern so die Planungserfahrung.
Verbesserte Ausführungsgenauigkeit. Standardisierte Prozesse verringern das Risiko, dass Details übersehen werden oder Kommunikationsprobleme zwischen Abteilungen auftreten.
Geringere operative Arbeitsbelastung. Die Mitarbeiter verbringen weniger Zeit mit der Koordination und mehr Zeit mit der Erbringung qualitativ hochwertiger Dienstleistungen.
Es zeichnet sich ein zunehmender Trend ab, Veranstaltungsplanern die Möglichkeit zu geben, Events digital zu recherchieren, zu konfigurieren und zu buchen, ohne sich ausschließlich auf Vertriebsteams verlassen zu müssen. Dieser Trend ist besonders stark bei kleineren Meetings und standardisierten Veranstaltungspaketen ausgeprägt.
Eventmanagement-Plattformen bieten zunehmend Online-Buchungstools, digitale Angebote und Echtzeit-Verfügbarkeitsinformationen an, wodurch Hotels die Nachfrage effizienter erfassen und den Buchungsprozess vereinfachen können.
Das könnte für Ihr Hotel Folgendes bedeuten:
Höhere Konversionsrate bei einfachen Veranstaltungen. Veranstaltungsplaner können schnell buchen, ohne auf manuelle Antworten warten zu müssen, und so Nachfrage erfassen, die sonst verloren ginge.
Effizientere Vertriebsteams. Die Mitarbeiter können sich auf hochwertige, komplexe Ereignisse konzentrieren, anstatt Routineanfragen zu bearbeiten.
Umsatzgenerierung rund um die Uhr. Digitale Buchungstools ermöglichen es Hotels, auch außerhalb der üblichen Geschäftszeiten Einnahmen durch Veranstaltungen zu generieren.
Auch Hoteliers fragen
Verkaufserlöse: Ein Event-Management-System sollte Ihrem Team helfen, mehr Events zu buchen und erfolgreicher durchzuführen, sodass Sie nach der Implementierung ein Umsatzwachstum sehen sollten. Die Verfolgung Ihrer Verkaufserlöse, insbesondere im Jahresvergleich, hilft Ihnen, die Auswirkungen dieses Technologiepartners zu bestimmen. Kundenzufriedenheit: Das Versenden von Umfragen nach Ihren Veranstaltungen ist eine großartige Möglichkeit, Daten zur Kundenzufriedenheit zu sammeln, und Sie können diese Daten überwachen, um Trends zu erkennen und festzustellen, ob Ihre aktuellen Prozesse funktionieren. Im Idealfall steigt die Kundenzufriedenheit, nachdem Sie ein Event-Management-System implementiert haben.
Ein Event-Management-System ist eine Softwareanwendung mit allen Tools, die Event-Profis zum Verkaufen, Beauftragen, Planen und Ausführen einer Veranstaltung benötigen. Zu den wichtigsten Funktionen gehören ein Buchungskalender, Aufgabenverwaltung, Zahlungsabwicklung und die Erstellung von Bankettbestellungen.
In der Veranstaltungsbranche ist EMS eine Abkürzung für Event Management System, eine Software, die Vertriebs- und Cateringmanager verwenden, um Veranstaltungen zu planen und Aktivitäten zwischen dem Team zu koordinieren, das die Veranstaltung durchführt.
Die 7 Ps sind ein Rahmenwerk, das bei der Planung einer Veranstaltung mit möglichst großem Wert für die Teilnehmer verwendet werden kann. Die 7 P’s sind Zweck (warum gibt es das Event?), Ort (wo trefft ihr euch?), Partner (wer hilft euch, es durchzuziehen?), Plan (wie werdet ihr es durchziehen?), Praxis (alles sicherstellen läuft reibungslos), Promote (Sicherung der Teilnahme) und Post-Show (Dank an die Teilnehmer und Fortsetzung der Beziehungspflege nach Ende der Veranstaltung).
Neben einem Event-Management-System, der umfassendsten Art von Software im Veranstaltungsgeschäft, können Vertriebsleiter auch Catering-Management-Software und Projektmanagement-Apps verwenden. Catering-Manager oder Tagungsplaner können bei der Durchführung von Veranstaltungen auch Registrierungssoftware, Fundraising-Apps und Plattformen für die Einbindung der Teilnehmer (wie Umfrage-Apps) nutzen.
Kleinere Hotels können davon profitieren, aber nur, wenn das System ihren betrieblichen Anforderungen entspricht. Leichtgewichtige Tools mit Automatisierung und einfachen Arbeitsabläufen sind oft effektiver als umfassende Plattformen. Entscheidend ist, manuelle Arbeit zu reduzieren, ohne unnötige Komplexität einzuführen, die kleine Teams überfordern könnte.
Es fungiert typischerweise als Schnittstelle zwischen Vertriebssystemen und operativen Tools und koordiniert die Geschäftsprozesse der Unternehmensgruppe. Es verknüpft Kundendaten, Veranstaltungsdetails und Ausführungsabläufe und teilt Informationen mit Systemen wie PMS und POS. Dies trägt zur abteilungsübergreifenden Konsistenz bei und verbessert die operative Transparenz.
Es gilt, ein Gleichgewicht zwischen beiden zu finden. Standardisierung trägt zur Konsistenz bei und reduziert Fehler, insbesondere in Umgebungen mit hohem Veranstaltungsaufkommen. Hotels, die individuelle oder einzigartige Veranstaltungen ausrichten, benötigen jedoch Flexibilität, um Arbeitsabläufe und Angebote anzupassen. Die besten Systeme ermöglichen die notwendige Struktur und unterstützen gleichzeitig maßgeschneiderte Veranstaltungserlebnisse.
Ein häufiger Fehler ist die Auswahl anhand von Funktionslisten anstatt der praktischen Eignung. Hotels unterschätzen oft auch die Bedeutung der Akzeptanz im Team, insbesondere im Vertrieb und im operativen Bereich. Ein weiteres Problem ist die Wahl eines Systems, das nicht zur Komplexität der Veranstaltungen passt, was entweder zu einer unzureichenden Auslastung oder zu operativen Reibungsverlusten führt.
Die Entscheidung hängt in der Regel vom Veranstaltungsvolumen und der operativen Komplexität ab. Hotels mit eigenen Vertriebs- und Catering-Teams profitieren von umfassenden Plattformen, während kleinere Teams einfachere Tools bevorzugen, die sich auf die Durchführung oder Buchung konzentrieren. Die Wahl des falschen Komplexitätsgrades kann entweder unnötigen Aufwand verursachen oder die Transparenz der Gruppenumsätze einschränken.
Die größten Auswirkungen ergeben sich aus kürzeren Reaktionszeiten, besserer Transparenz der Vertriebspipeline und konsequenterer Nachverfolgung. Wenn Vertriebsteams Anfragen und Angebote effektiver nachverfolgen können, verbessern sich in der Regel die Konversionsraten. Im operativen Bereich helfen strukturierte Workflows, alle abrechnungsfähigen Leistungen zu erfassen und so Umsatzeinbußen während der Ausführung zu vermeiden.
Hotels nutzen diese Plattformen üblicherweise, um den manuellen Aufwand zu reduzieren, Missverständnisse zwischen Abteilungen zu vermeiden und die Transparenz von Veranstaltungsdetails zu verbessern. Wenn Teams stark auf Tabellenkalkulationen, E-Mail-Verläufe oder voneinander unabhängige Tools angewiesen sind, sollte eine Software die Arbeitsabläufe zentralisieren und sicherstellen, dass alle Beteiligten in Echtzeit mit denselben Informationen arbeiten.
Benutzerfreundlichkeit ist entscheidend, da mehrere Abteilungen mit dem System arbeiten. Vertriebsteams, Catering-Personal und die operative Abteilung müssen alle auf Veranstaltungsdetails zugreifen und diese aktualisieren können. Sind die Arbeitsabläufe nicht intuitiv, greifen die Teams möglicherweise auf manuelle Prozesse zurück, was die Effektivität des Systems verringert und das Fehlerrisiko erhöht.
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